Mit einem Dokumentenmanagementsystem zum papierlosen Büro
Traditionell laufen in jedem Unternehmen viele Arbeitsprozesse papiergestützt ab: Von der Rechnungsprüfung über den Urlaubsantrag und Krankmeldungen, Angebote an Kunden, Lieferantenbestellungen etc. Das Medium Papier passt dabei nicht mehr in die heutige Zeit des digitalen Arbeitens: Es wandert langsam durchs Unternehmen und muss verarbeitet und archiviert werden. Papier sorgt für unordentliche Schreibtische und immer wieder kleine Fehler in den Arbeitsprozessen. Geordnete Prozesse, die zum Teil sogar automatisch ablaufen, sind auf diese Weise unmöglich.
Zeit für ein Dokumentenmanagementsystem
Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Gemeinsam mit Ihnen führen wir ein solches DMS ein und erarbeiten am Beispiel eines typischen Vorgangs, z. B. dem Rechnungslauf im Unternehmen, einen ersten digitalisierten Prozess (auch „Workflow“ genannt). Dafür analysieren wir die wichtigsten Dokumentarten im Unternehmen und legen Benutzer, Berechtigungen und Ablageformen fest. Anschließend werden Ihre Mitarbeiter in die Software eingewiesen und geschult. In der Folge können wir so nach und nach immer mehr Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren.
Das bringt Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem
Zeitersparnis
Dokumenten können ab sofort an jedem Arbeitsplatz sekundenschnell gefunden werden. Das lästige Suchen nach den richtigen Dokumenten entfällt und spart somit nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Zeit. Möglich wird das durch die automatisierte Volltexterkennung aller Dokumente.
Revisionssicherheit
Ihre Dokumente werden sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert. Somit halten Sie nicht nur die GoBS-Anforderungen ein, sondern können auch guten Gewissens auf die Software vertrauen.
Digitale Prozesse
Durch digitale Prozesse, sogenannte Workflows, können Sie Ihre Betriebsabläufe nicht nur effizienter, sondern auch resistenter gegen menschliche Fehler gestalten. Wichtige Dokumente können nicht mehr untergehen, sondern werden prominent auf der Startseite der zuständigen Personen angezeigt.
Sie möchten Ihr Büro papierlos gestalten?
